Optimalisasi Alat Bantu Presentasi

Kata Pengantar

S

egala puji dan rasa syukur kepada Allah SWT. yang telah memberikan nikmat iman, pikiran, dan kesehatan sehingga makalah ini dapat disusun dengan baik dan tepat waktu. Adapun tujuan penyusunan makalah ini adalah untuk memenuhi salah satu tugas Mata Kuliah Public Speaking dengan judul Optimalisasi Penggunaan Alat Bantu Presentasi. Dengan harapan agar kami bisa memahami fungsi alat bantu untuk mengoptimalisasi kegiatan presentasi.

Kami menyadari adanya kekurangan dan kelemahan dalam menyusun makalah ini. Untuk itu, kami mengharapkan saran dan kritik yang membangun demi penyempurnaan makalah ini. Kami menyampaikan terimakasih pada semua pihak yang telah membantu dalam penyusunan makalah ini.

Jatinangor, September 2013 Penulis

 

Daftar Isi

Kata pengantar. i

Daftar Isi ii

BAGIAN I                 PRESENTASI

A.    Apa itu Presentasi 1

B.     Tujuan Presentasi 1

BAGIAN II                 ALAT BANTU

A.    Fungsi Alat Bantu untuk Presentasi 4

B.     Jenis Alat Bantu................................................................................... 4

BAGIAN III              

A.    Tata Ruang......................................................................................... 10

BAGIAN IV                PENUTUP     

A.    Kesimpulan....................................................................................... 15

Daftar Pustaka....................................................................................................................... 16

 

BAGIAN I

A.    Apa itu Presentasi?

(Noer Muhammad , 2012, hal 29), mengatakan: Presentasi adalah sebentuk komunikasi. Komunikasi presentasi dilakukan secara terpadu: lewat, gambar, dan bahasa tubuh

Informasi dari seorang presenter akan disampaikan kepada audiens, lalu informasi itu di terima oleh audiens dan audiens pun bereaksi atas informasi yang di sampaikan oleh pemberi informasi. Keberhasilan suatu presentasi di tentukan oleh banyaknya informasi yang dapat di cerna atau di tangkap oleh audiens. Untuk itu, seorang presenter harus lihai dalam merancang sebuah strategi presentasi, agar apa yang disampaikan oleh presenter bisa ditangkap dan dipahami oleh audiens. Ada beberapa presentasi yang bisa dikatakan gagal di akibatkan oleh beberapa hal, seperti; cara penyampaian presenter yang tidak komunikatif, terkesan membosankan, suara presenter kurang/tidak jelas, dan apa yang di jelaskan oleh presentasi sulit untuk dimengerti dan di analogi kan oleh audiens. Selain itu, kesuksesan sebuah presentasi juga di tentukan oleh aspek eksternal. seperti microphone, pengeras suara, penataan ruang presentasi yang tidak teratur, sehingga membuat audiens menjadi cepat bosan dan jenuh.

B.   Tujuan Presentasi

            Setiap kegiatan pasti mempunyai tujuan. Tujuan presentasi sangat menentukan bagaimana kita akan melakukan dan mendesain suatu presentasi. Dan tujuan presentasi tersebut akan kita jelaskan di bawah ini :

1.       Menginformasikan

Presentasi berisi serangkaian informasi yang akan disampaikan oleh sang presenter kepada audiens. Informasi harus disampaikan sejara jelas dan detail, agar audiens dapat menerima pesan tersebut dengan baik, dan tidak salah persepsi atas apa yang di sampaikan oleh presenter. Namun penyampaian juga harus dengan waktu sesingkat mungkin, untuk menghindari kemungkinan kejenuhan pada audiens.

2.       Meyakinkan

Presentasi yang berisi informasi haruslah berisi data dan bukti yang di susun secara logis, sehingga dapat meyakinkan hati pendengar. Presentasi yang tidak jelas dan tidak logis data serta bukti-buktinya akan mengurangi keyakinan pendengar, bahkan pendengar sama sekali tidak merasa yakin dengan pesan/informasi yang presenter sampaikan.

3.       Membujuk

Presentasi berisi pesan dan informasi  harus disertai data dan bukti yang di susun secara logis, sehingga bisa membujuk audiens dengan ajakan presenter. presentasi berisi bujukan atau rayuan pendengar agar melakukan aksi atau tindakan tertentu. Namun, hal ini sangatlah sulit jika kita presenter pintar dalam hal pengemasan informasi atau pesan yang akan di sampaikan kepada pendengar. Untuk itu, kita harus pintar-pintar meyakinkan pendengar, presenter harus komunikatif dengan audiens, sehingga audiens merasa tertarik dan pada akhirnya audiens berhasil terbujuk dengan apa yang disampaikan oleh presenter.

4.       Menginspirasi

Presentasi yang baik adalah presentasi yang bermanfaat bagi pendengar. Presentasi harus memberi pelajaran dan inspirasi, sehingga pendengar merasa mendapat pencerahan setelah mendengar pesan/informasi yang disampaikan oleh presenter.

5.       Menghibur

Dalam sesi penyampain pesan atau informasi kepada audiens biasanya suasana akan tampak sepi, serius dan hening. Untuk itu, tak ada salahnya jika presenter bisa memecah keheningan itu, presenter di tuntut untuk bisa menyampaikan anekdot-anekdot yang menyegarkan pikiran pendengar ketika para pendengar sudah mulai bosan. Dan tidak bisa dipungkiri, presenter yang berwibawa dan lugas dalam menyampaikan pesan namun pintar dalam hal mengocok perut pendengar lebih di sukai audiens, daripada presenter yang pembawaanya selalu serius, sehingga membuat para pendengar merasa jenuh dan bosan.

 

BAGIAN II

A.   Fungsi Alat Bantu untuk Presentasi

          Agar sebuah pesan dalam presentasi bisa tersampaikann dengan baik, ada 3 komponen yang terkait :

1.      Pemberi pesan (komunikator)

2.      Media yang digunakan

3.      Penerima pesan (audiens)

Seperti yang telah disampaikan dalam 3 kategori di atas, hal yang penting dalam sebuah presentasi adalah “media”. Media adalah sarana, alat, atau perantara yang di gunakan oleh pemberi pesan/komunikator untuk menyampaikan pesan nya kepada audiens. Lantas media seperti apa yang biasa digunakan oleh orang-orang untuk kegiatan presentasi?

 Kecanggihan teknologi saat ini, telah mempengaruhi seluruh aspek kehidupan manusia. Baik itu aspek ekonomi, politik, sosial, budaya, dan lain sebagainya. Penyampaian informasi kepada khalayak pun sudah di pengaruhi oleh kecanggihan teknologi. Informasi dengan cepat tersampaikan kepada khalayak berkat bantuan teknologi. Seperti adanya internet. Internet bisa dengan mudah di akses dengan handphone, komputer, laptop, dan lain sebagainya.

B.   Jenis Alat Bantu

Presentasi pada saat ini tidak bisa lepas dari kecanggihan teknologi, tentu hal ini bukan tanpa alasan, teknologi bisa mengoptimalkan penyampaian pesan dari presenter kepada Audiens. Pesan yang di sampaikan presenter akan lebih mudah di cermati dan di pahami oleh Audiens .

Setiap orang memiliki perbedaan dalam menerima suatu pesan yang di sampaikan oleh pembicara/pemberi pesan. Ada yang mudah menerima pesan dalam bentuk audio/suara, gambar/visual, atau keduanya. Sebagai pemberi pesan yang baik, kita harus memahami karakter Audiens, yakni dengan cara mempersiapkan segala hal yang dapat membantu kegiatan presentasi. Dan salah satunya adalah dengan alat bantu,  bisa berupa audio maupun visual, warna background. Dan berikut beberapa alat bantu yang biasa digunakan dalam kegiatan presentasi.

·        Microphone dan Sound

Microphone dan sound adalah salah satu alat yang sering digunakan untuk mendukung kegiatan presentasi. Ruangan yang besar dengan audiens yang banyak akan mengurangi kekuatan volume suara si presenter dan tentunya audiens tak bisa menangkap apa yang di sampaikan oleh presenter. Apalagi jika di ruangan tersebut terjadi keganduhan, bisa di pastikan kegiatan presentasi tersebut tidak akan efektif.

·        Proyektor dan Layar

Proyektor dan Layar sudah sering di pakai dalam berbagai acara, entah itu seminar, workshop, kuliah umum, pokoknya semua yang berhubungan dengan presentasi. Alat ini dapat meningkatkan efektivitas penyampain pesan dari pemberi pesan terhadap audiens. Alat ini dapat menyampaikan pesan dalam bentuk visual, karena menurut beberapa orang penyampaian pesan dalam bentuk gambar atau visual akan lebih mudah di pahami oleh audiens di bandingkan audio, seperti kata pepatah “sebuah gambar berbicara seribu kata”. Biasanya alat ini dipakai untuk menyampaikan slide ataupun video pendukung presentasi.

·        Laptop atau Komputer

Laptop dan Komputer sudah bukan barang yang asing lagi dalam kehidupan sekarang. Seakan-akan barang kebutuhan pokok saja, laptop dan komputer sangat mudah di temukan di berbagai tempat, baik di sekolah, perkantoran, rumah-rumah, pusat perbelanjaan, dan di tempat-temppat lainya. Begitupun dengan kegiatan presentasi, alat ini sangat membantu presenter untuk menyampaikan pesanya kepada audiens, entah dalam bentuk audio maupun visual.

           Biasanya presenter akan menampilkan power point, file dokumen, suara, maupun video dengan laptop.

 

·        Papan Tulis

Papan tulis memang sudah jarang dipakai  di acara presentasi. Namun adakalanya papan tulis itu masih bisa terpakai untuk mendukung jalanya sebuah p resentasi.

Papan tulis biasa dipakai untuk menggambarkan suatu hal yang di anggap susah untuk disampaikan oleh sebuah kata-kata, selain itu, papan tulis bisa memperjelas apa yang disampikan oleh presenter.

·        Laser Pointer

·         Sekilas, alat ini memang terlihat kecil. Namun, jangan dikira , alat ini cukup efektif untuk mendukung kegiatan penyampain presentasi. Alat ini digunakan untuk memudahkan presenter dalam menjelaskan materi yang ditampilkan dalam bentuk slide power point, presenter tak usah bolak-balik untuk menekan tombol “next” atau menggerakan kursor pada laptop, presenter cukup menekan tombol pada laser pointer untuk melanjutkan ke tampilan slide berikutnya atau kembali pada slide sebelumnya dan presenter bisa mengganti fungsi kursor pada laptop dengan cahaya laser pada alat ini.

·         Aplikasi Power Point

Power Point adalah aplikasi keluaran windows, aplikasi ini adalah salah satu aplikasi yang paling sering digunakan di seluruh dunia untuk kegiatan presentasi. Aplikasi biasanya dipakai oleh perusahaan-perusahaan, sekolah, organisasi, pemerintahan, dan lain sebagainya.

Aplikasi ini menjadi media utama penyampaian presentasi, misalnya pada presentasi produk/iklan mini, profil perusahaan, dan presentasi online. Presentasi semacam ini dapat disertai dengan narasi dan ilustrasi suara, musik, atau video yang dimainkan pada saat presentasi.

PowerPoint memiliki beberapa keunggulan dibandingkan program lain, antara lain sebagai berikut:
1. Menyediakan banyak pilihan media presentasi:
o Overhead Tranparacies (Tranparansi Overhead): menggunakan slide proyektor atau OHP,
o Slide Show Presentation (Presentasi Slide Show): menggunakan LCD atau InFocus,
o Online Presentation (Presentasi Online): melalui internet atau LAN,
o Print Out dan Handout : presentasi dicetak dan dibagikan pada peserta.
2. Presentasi Multimedia: kita dapat menambahkan berbagai multimedia pada slide presentasi, seperti : clip art, picture, gambar animasi (GIF dan Flash), background audio/music¸narasi, movie (video klip).
3. Pemaketan slide presentasi ke dalam CD. PowerPoint 2003 memiliki fasilitas untuk memaket slide presentasi ke dalam CD. Presentasi ini dapat ditampilkan langsung (autorun) dan masih dapat ditampilkan walaupun tidak terinstall program PowerPoint .
4. Modus Slide Show yang lengkap.
5. Custom Animation. PowerPoint memiliki fasilitas custom animation yang sangat lengkap. Dengan fasilitas ini presentasi dapat menjadi lebih ’hidup’, menarik, dan interaktif.

 

BAGIAN III

A.   Tata Ruang

Dalam mengatur ruangan kita tak boleh asal-asalan, tak ubahnya sebuah rumah, ruang untuk presentasi pun harus di atur sedemikian rupa. Ada banyak pertimbangan yang harus di pikirkan oleh presenter agar pesan yang ingin di sampaikan olehnya bisa tersampaikan dengan baik dan audiens seakan-akan bisa berinteraksi dengan presenter presentasi.

Ada beberapa gaya/style dalam sebuah ruang pertemuan.

1.     Gaya Kelas (classroom style)

Gaya ini sangat mirpi dengan namanya, yakni “classroom/ruang kelas”. Dalam penataan seperti ini, posisi meja mengahadap ke posisi bagian depan. Gaya ini sangat cocok untuk acara konferensi.

 

2.      Gaya Teater (theater style)

Layaknya sebuah ruang teater/bioskop. Kursi di tata berbaris satu-persatu menghadap bagian depan ruangan, pada gaya ini, terdapat jarak antara kursi satu ke kursi yang lainya, sehingga bisa membuat audiens terasa lebih leluasa dalam mencatat.

3.      Gaya Konferensi (conference style)

Terdapat masing-masing 5 kursi berada di samping meja, dan beberapa kursi di belakang meja. Dan terdapat satu meja besar, dan dengan kursi yang menegelilingi meja tersebut. Gaya ini cocok untuk sesi brainstorming di mana tidak ada yang namanya pimpinan rapat.

4.      U-Shape / Open Style

Gaya ini berbentuk huruf U, seperti yang tampak pada gambar berikut ini. Gaya ini bisa memungkinkan audiens untuk membentuk kelompok-kelompok kecil untuk melakukan percakapan-percakapan

5.      Hollow Square

Gaya ini, meja membentuk suatu kerangka persegi panjang dengan ruang terbuka di bagian tengahnya, dan kursi mengelilingi meja tersebut. Gaya ini sama seperti gaya konferensi, cocok untuk sesi brainstorming dimana tidak ada pimpinan rapat.

 

6.      Gaya Banquet

Gaya ini seperti perayaan pesta, dengan beberapa meja bundar kecil dan biasanya hanya di kelilingi oleh 4 kursi.

7.      Half Moon Rounds

Gaya ini dibuat setengan lingkaran. Kursi di buat setengah dari meja bundar. Gaya ini membuat audiens menghadap ke depan dan tidak membelakangi presenter.

8.      Chevron or “V” Shape

Gaya ini memungkinkan diskusi kelompok kecil antar audiens setelah presenter memaparkan presentasinya. Gaya ini menghilangkan perasaan tertutup antar audiens dengan audiens lainya, atu anntara audiens dengn presenter.

9.       Herringbone

Gaya ini sangat cocok untuk presentasi yang bersifat informatif dan komunikatif. Presenter memberikan pesan nya diselingi dengan dialog dengan audiens. Gaya ini sama seperti gaya chevron, yakni menghilangkan perasaan tertutup antar audiens dengan audiens lainya, atau antara audiens dengan presenter

BAGIAN IV

Kesimpulan

Keberhasilan suatu presentasi di tentukan oleh banyaknya informasi yang dapat di cerna atau di tangkap oleh audiens. Untuk itu, seorang presenter harus lihai dalam merancang sebuah strategi presentasi, agar apa yang disampaikan oleh presenter bisa ditangkap dan dipahami oleh audiens.

Setiap presenter pasti ingin presentasinya sukses, apa yang disampaikan oleh presenter bisa diterima dan dipahami oleh audiens. Kesuksesan presentasi itu menjadi apresiasi tersendiri bagi para presenter. Mereka merasa dihargai dan dihormati sebagai pembicara.

 

Daftar Pustaka

Noer Muhammad. 2012. Presentasi Memukau: Bagaimana Menciptakan Presentasi Luar Biasa. Singapura: www.presentasi.net

http://teknologi.kompasiana.com/terapan/2012/09/14/tips-penggunaan-alat-bantu-audio-visual-untuk-presentasi-yang-efektif-492878.html

http://fairuzelsaid.wordpress.com/2012/01/09/tata-letak-ruangan-untuk-presentasi/

http://cecepkustandi.wordpress.com/2011/10/18/media-presentasi/